Organizar tarefas, notas e projetos sem pagar assinatura continua viável em 2026: Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist, Notion, Trello, OneNote e Obsidian mantêm planos gratuitos sem prazo de validade. As restrições, porém, se concentram em recursos de inteligência artificial, colaboração em equipe e automações, que viraram o principal argumento de venda dos planos pagos, segundo levantamento da Exame Tecnologia.
- Todos os oito apps listados têm plano gratuito sem data de validade; os limites estão em projetos, anexos, histórico e IA
- Todoist grátis libera 5 projetos e 10 sessões mensais do Ramble; Trello grátis limita-se a 10 quadros e 10 colaboradores
- Notion é grátis sem limite de blocos para uso individual, mas volta ao teto de mil blocos com um segundo membro
- Assistentes como ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot podem suprir a IA limitada dos apps gratuitos, com revisão humana
- No Brasil, 32% dos usuários de internet já usaram IA generativa, segundo a TIC Domicílios 2025
Por que os planos gratuitos seguem relevantes em 2026
Os apps de produtividade grátis mais conhecidos, como Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist, Notion e Trello, continuam funcionando sem custo e sem prazo de validade. Criar tarefas com lembrete e sincronizar os dados entre celular e computador seguem liberados em todos eles, segundo o levantamento publicado pela Exame Tecnologia em setembro de 2026.
A procura por esse tipo de ferramenta acompanha uma rotina de trabalho cada vez mais fragmentada. O Work Trend Index 2025, da Microsoft, ouviu 31 mil trabalhadores em mais de 30 países e registrou até 275 interrupções por dia causadas por reuniões e mensagens. Na mesma pesquisa, 80% dos entrevistados afirmaram não ter tempo ou energia suficientes para dar conta do trabalho.
Mas onde exatamente está o limite de cada plano gratuito? Os cortes aparecem em pontos específicos: número de projetos ou quadros, histórico de alterações curto, anexos de até 5 MB ou 10 MB e cota mensal de inteligência artificial. Para quem organiza a vida pessoal ou trabalha sozinho, esses limites costumam passar despercebidos; pesam mesmo para quem coordena equipes ou depende de IA todos os dias.
O que cada app gratuito oferece: Microsoft to do, Google tasks e todoist
O Microsoft To Do é gratuito para qualquer conta pessoal da Microsoft e não tem plano pago. Ele reúne listas separadas, tarefas recorrentes, subtarefas e lembretes, com versões para Windows, Android, iPhone e navegador. O recurso Meu Dia começa vazio toda manhã e obriga o usuário a escolher o que entra na agenda daquele dia: um exercício de priorização embutido no design.
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A integração com o Outlook transforma e-mails sinalizados em tarefas, o que favorece quem já trabalha dentro do Microsoft 365.
Google tasks e Google keep
O Google Tasks funciona dentro do Gmail e do Google Agenda. Um e-mail pode virar tarefa com data de entrega e passa a aparecer no calendário. Faltam filtros e organização por projetos, o que o torna adequado apenas para listas simples.
O Google Keep cumpre outro papel: capturar ideias rápidas. Aceita notas de texto, listas de verificação, fotos e gravações de voz com transcrição, além de lembretes por data. O app é gratuito, mas parte dos recursos com Gemini depende de planos pagos do Google.
Todoist: cinco projetos e ditado por voz limitado
O plano gratuito do Todoist, chamado Beginner, permite cinco projetos ativos, três filtros personalizados, uma semana de histórico e anexos de até 5 MB, segundo a página de limites de uso da empresa. O app entende datas em linguagem natural, como "reunião sexta às 10h".
O recurso de ditado por voz Ramble, que converte fala em tarefas, tem dez sessões por mês no plano gratuito, renovadas no dia 1º; prazos e durações ditados são ignorados nessa versão. O plano Pro amplia o limite para 300 projetos e libera o Ramble sem cota.
Notion, trello, onenote e obsidian: limites nos detalhes
O Notion é gratuito sem limite de páginas e blocos para quem usa o espaço sozinho. As restrições do plano Free são arquivos de até 5 MB, histórico de páginas de sete dias e até dez convidados externos. Ao adicionar um segundo membro ao espaço de trabalho, volta a valer o teto de mil blocos: um detalhe que pega muita gente de surpresa.
O Notion AI aparece como teste limitado nos planos Free e Plus; o acesso completo à IA fica no plano Business.
Trello e o formato kanban
O Trello organiza tarefas em quadros com colunas e cartões, no formato kanban. O plano gratuito libera cartões ilimitados, mas limita cada área de trabalho a dez quadros e dez colaboradores, conforme o suporte da Atlassian. As automações somam 250 execuções por mês, e cada anexo pode ter até 10 MB.
Visualizações em calendário e linha do tempo exigem plano pago. Na avaliação do Mercado de TI, o formato kanban do Trello continua sendo o mais didático para equipes pequenas visualizarem o fluxo de trabalho, desde que respirem dentro do teto de dez quadros.
Onenote e obsidian para notas longas
O OneNote funciona como caderno digital, dividido em cadernos, seções e páginas. É gratuito, sincroniza pelo OneDrive e atende bem anotações de aula e registros longos, como entrevistas.
O Obsidian guarda as notas em arquivos Markdown no próprio aparelho e permite conectá-las por links, o que atrai quem constrói bases de conhecimento pessoal. O app é gratuito; sincronização oficial e publicação na web são cobradas à parte. A curva de aprendizado é maior que a dos concorrentes.
Qual combinação funciona para cada perfil?
Montar um conjunto gratuito costuma exigir dois ou três apps que conversem entre si. A escolha certa depende menos do melhor app isolado e mais do ecossistema que você já usa no dia a dia.
Para quem usa Gmail e Android, o conjunto natural é Google Tasks para tarefas, Google Agenda para compromissos e Google Keep para notas rápidas, tudo dentro da mesma conta. Quem vive no Outlook e no Windows tende a combinar Microsoft To Do, calendário do Outlook e OneNote.
- Gmail e Android: Google Tasks + Google Agenda + Google Keep
- Outlook e Windows: Microsoft To Do + calendário do Outlook + OneNote
- Vários projetos pessoais: Todoist para prazos + Notion para pesquisa e documentos
- Equipes de até dez pessoas: Trello para etapas + Google Drive ou OneDrive para arquivos
A IA dos apps gratuitos é ilimitada? não, e há alternativas
Não. No Todoist, o Ramble oferece dez sessões mensais no plano gratuito; no Notion, a IA funciona como teste limitado; no Google Keep, parte dos recursos com Gemini depende de assinatura. A inteligência artificial virou, de fato, a principal régua de cobrança nesses serviços.
Uma alternativa sem custo é usar assistentes gratuitos, como ChatGPT, Claude, Gemini ou Microsoft Copilot, para transformar anotações soltas em uma lista de tarefas e depois copiar o resultado para o gerenciador. No Brasil, 32% dos usuários de internet, cerca de 50 milhões de pessoas, já usaram IA generativa, segundo a TIC Domicílios 2025, do Cetic.br.
O resultado precisa de revisão. A IA pode errar datas e nomes ou criar tarefas que não existem, e documentos sigilosos não devem ser enviados a serviços cuja política de dados o usuário desconhece.
Quando a assinatura paga passa a valer a pena
A assinatura faz sentido quando um limite do plano gratuito bloqueia uma necessidade frequente. Os casos mais comuns são passar de cinco projetos no Todoist, precisar de mais de dez quadros ou colaboradores no Trello, colaborar em equipe no Notion ou usar IA todos os dias.
Os planos pagos são cobrados em dólar, e o valor em reais varia conforme o câmbio e o IOF: um ponto de atenção para o bolso brasileiro. O Trello Standard custa US$ 5 por usuário ao mês no plano anual, e o Notion Plus sai por US$ 10 por usuário ao mês na mesma modalidade.
| App | Foco principal | Limite do plano gratuito | Preço do plano pago inicial |
|---|---|---|---|
| Microsoft To Do | Tarefas e listas | Sem plano pago; gratuito completo | Não existe |
| Todoist | Tarefas com projetos | 5 projetos, 3 filtros, anexos de 5 MB, 10 sessões de Ramble/mês | Pro com 300 projetos (preço em dólar) |
| Notion | Notas, documentos e projetos | 5 MB por arquivo, histórico de 7 dias, 10 convidados; uso solo sem limite de blocos | Plus: US$ 10/usuário/mês (anual) |
| Trello | Kanban para equipes | 10 quadros, 10 colaboradores, 250 automações/mês, anexos de 10 MB | Standard: US$ 5/usuário/mês (anual) |
| Google Tasks e Keep | Tarefas simples e notas rápidas | Sem filtros nem projetos; recursos de Gemini pagos | Planos pagos do Google |
| OneNote | Caderno digital | Sem limites relevantes no uso individual | Gratuito com OneDrive |
| Obsidian | Notas em Markdown conectadas | Sincronização oficial e publicação cobradas à parte | Add-ons de sync e publish |
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Para a maioria dos usuários individuais de tecnologia, a conta fecha com a combinação gratuita certa. O sinal de alerta só acende quando o trabalho em equipe entra no centro da rotina: é nesse momento, e não antes, que a fatura em dólar deixa de ser desperdício.
Fonte: Exame Tecnologia
